Gestion 360

Les fonctionnalités

Gestion-360 est un ERP (logiciel de gestion intégrée) destiné spécifiquement aux TPE (Très Petites Entreprises).

Sa conception modulaire, est à bâtir à partir d'un socle de base constitué de :

la Gestion commerciale

le prévisionnel et les tableaux de bord

Tableau de bord de trésorerie

Suivi mensuel sur l'année de la trésorerie

Trésorerie initiale en fonction du prévisionnel

Trésorerie corrigée en fonction de l'activité

Trésorerie réelle selon banques

Tableau de bord de gestion

Analyse du chiffre d'affaires et de la marge brute

Suivi des charges de fonctionnement

Résultat instantané et à terme

Productivité des collaborateurs

Analyse du coût de revient des heures productives

Prévisionnel de gestion

Prévision d'activité

Coût des ressources

Frais de fonctionnement

Année / Mois / Jour

CRM avant vente

Opportunités et Prospects

Activité potentielle avec pipe commercial

Tâches et Actions

Planning des tâches

Liaison avec Devis

Gestion commerciale

Clients : Devis - Commandes - Livraisons - Factures

Fournisseurs : Commandes - Réceptions - Facture

Articles, Ouvrage ou Kits

Stocks et réapprovisionnements

Echéanciers clients et fournisseurs

Relances clients avec calcul des intérêts et frais

Gestion des contrats clients

Propositions de contrats

Gestion des renouvellements

Facturation périodique ou ponctuelle

Planning des interventions

Rapports d'intervention

Comptabilité

Comptabilité générale et analytique

Guides de saisie paramétrables

Déclaration de TVA

Balances de révision interactives

Etats comptables traditionnels

Rapprochement bancaire assisté

Planning des affaires

Planification des affaires

Par affaires

Par collaborateurs

Fonctionnalités détaillées

Gestion clients Gestion fournisseurs Articles et Stock Gestion personnel Comptabilité Prévisions Pilotage Suivi affaires Planning Gestion des contrats CRM avant vente Spécifiques

GESTION DES CLIENTS (chaîne commerciale)
Principales fonctions Fiche client avec historique des documents détaillé et statistiques de vente Prise en compte adresses (commerciale, livraison, facturation) Moteur de recherche des documents multicritères Gestion de la chaîne commerciale clients : Devis - Commande - Avenants - Livraison - Facturation - Avoir (transfert en 1 clic) Possibilité de créer des documents Divers (modèles, cartes de fidélité,…) Regroupement automatique des bons de livraison pour facturation périodique
	Gestion de tarifs par clients et des plafonds d’encours financiers Alertes sur encours clients et niveau de stock articles Facturations spécifiques : gestion des acomptes - facturation à l’avancement - facturation TTC (vente comptoir) Possibilité de générer des demandes d’achat ou des commandes fournisseurs directement Possibilité de générer des documents sur papier entête ou blanc - rajout des conditions générales de vente Envoi des documents par email Stockage électronique des documents de vente (GED) Gestion des modes de règlement et génération des échéances par document Gestion des échéanciers clients et isolation des retenues (retenues de garanties, compte prorata,…)
Gestion des relances clients manuelles et automatiques (envoi par mail et/ou papier) Suivi des encaissements et prise en compte des écarts de règlement Génération des remises en banque (multi-banques et mutli-règlements) Transfert automatique des factures et des règlements en comptabilité et lettrage automatique des écritures Accès aux informations comptables à partir de la gestion Statistiques clients multiaxes (documents, clients, marges, heures vendues) Gestion des entreprises de service à la personne (états fiscaux annuels) Générateur d’états intégré permettant d’adapter tous les états à votre charte graphique
	Fonctions exclusives Analyse de la rentabilité de chaque document de vente Prise en compte des coûts complets et approche de la rentabilité nette Prise en compte des écarts de réalisation et impact sur le résultat Simulation de l’impact de remises ou adaptation des prix sur la rentabilité nette

GESTION DES FOURNISSEURS (Chaîne commerciale)
La gestion des fournisseurs peut être traitée de deux manières : Mode simplifié (il s’agit de saisir les factures d’achats réalisés par nature de dépense) Mode complet (il s’agit de saisir les données des documents d’achat par articles détaillés) L’utilisation de la gestion des stock impose le mode complet.
Principales fonctions Fiche fournisseur avec historique des documents détaillé Prise en compte adresses (commerciale, livraison, facturation) Moteur de recherche des documents multicritères Gestion de la chaîne commerciale fournisseurs : Commande - Livraison - Facturation - Avoir (transfert en 1 clic) Gestion de tarifs par fourisseurs (calculs de prix automatiques) Gestion des factures périodiques (regroupement de Bons de livraison) Possibilité de générer des documents sur papier entête ou blanc Envoi des documents par email Stockage électronique des documents d’achat (GED)
	Gestion des modes de règlements et génération des échéances par document Gestion de l’échéancier fournisseurs (achats et frais généraux) Suivi des décaissements et prise en compte des écarts de règlement Transfert automatique des factures et des règlements en comptabilité et lettrage automatique des écritures Accès aux informations comptables à partir de la gestion

GESTION DES ARTICLES ET DES STOCKS
La gestion des stocks est facultative. Si vous souhaitez gérer vos stocks, il est indispensable d’utiliser des documents fournisseurs, qui permettent de réaliser les entrées en stock automatiques. Si ce n’est pas le cas, les achats seront saisis d’une manière simplifiée et guidée.
Principales fonctions Fiches articles automatisent le calcul des marges et du comportement en gestion (marchandises et prestations) Objectifs de marges ou de taux horaires en fonction des familles de regroupement Libellé long de type “traitement de texte” pouvant intégrer des images Regroupement d’articles dans des ouvrages (BTP) ou nomenclature (petite production) Gestion des ouvrages dynamique (modification des quantités et modification des prix dans les documents de vente) Ajustement commercial des ouvrages (gestion de l’écart entre l’addition des prix des articles et le prix de vente de l’ouvrage) Gestion des métrés multidimentionnels
	Suivi des stocks en temps réel (stock réel, en commande, réservés, stock théorique) et alerte sur niveau de stock (seuil de commande) Valorisation des stocks en PAMP¨ Affectation des articles par fournisseurs et suivi des achats par fournisseurs Gestion des tarifs articles et croisement par quantités Gestion des unités vendues ou achetées Import d’articles guidé et configurable Inventaire des stocks assisté Gestion du stock à date (permet de différer la saisie des inventaires) Statistiques articles multidimentionnelle (familles, articles, périodes, regroupements)
Fonctions exclusives Familles d’articles par nature d’articles : type négoce ou type prestation Assistant de calcul des marges et des coefficients

GESTION DU PERSONNEL
La gestion du personnel regroupe plusieurs aspects, devant être gérés : Les présences et absences La temps passés et la productivité Les coûts
Principales fonctions Gestion des entrées et sorties du personnel en cours de période Gestion des heures de présence (théoriques, réelles) Transformation des heures “achetées” en heures “vendables” Saisie des temps de présence journalière et affecation par affaires Suivi des temps passés par affaire ou document de vente Analyse des heures par type (heures normales, supplémentaires,…) Détermination des heures vendables potentielles sur une période Calcul du coût du personnel et de la masse salariale Calcul du coût de revient complet des heures vendables (coûts variables et coûts fixes)

COMPTABILITE (Générale et Analytique)
Le module de comptabilité de l’ERP Gestion 360 est optionnel, mais est totalement intégré aux autres fonctionnalités. Il n’y a pas d’interface compliqué à paramétrer, ni traitement de mise à jour à lancer périodiquement.
Principales fonctions de la comptabilité générale Comptabilisation automatique des documents de vente et des règlements clients Comptabilisation automatique des documents d’achat et des paiements fournisseurs (si les documents d’achat sont gérés en gestion commerciale) Gestion des écritures de livraison à soi-même (acquisitions intracommunautaires, sous-traitance immobilière) Saisie guidée de toutes les autres écritures comptables Saisie assistée des dépenss (achat, frais généraux) et de leurs paiements Grande souplesse de consultation et de modification des écritures (avant leur validation définitive) Recherche multicritères des écritures comptables Lettrage des comptes assisté Contrôles de cohérence (recherche de doublons, détection d’erreurs) Exportation des écritures dans les principaux formats du marché et génération du fichier FEC
	Rapprochement bancaire assisté et simplifié (vérifications, recherche d’occurences, possibilité de compléter la comptabilité en cours de rapprochement) Contrôle des extraits bancaires et justifications des écritures non rapprochées Traitement assisté des mouvements de fonds
Edition des balances, grand-livres, des journaux et du centralisateur Contrôles et révision comptable simplifiés Editions de synthèse : Compte de résultat, Bilan, Soldes Intermédiaires de Gestion Déclaration de TVA entièrement assistée (TVA sur les débit et TVA sur les encaissements) et comptabilisation automatique Justification de TVA collectée par compte / taux / document Clôture comptable entièrement assistée (contrôles et validation des étapes) Archivage fichier FEC pour contrôle fiscal (Fichier des écritures comptables) Pour les entreprises en redressement judiciaire, états périodiques basés sur les dates de la procédure
	Principales fonctions de la comptabilité analytique Comptabilité analytique mono axe (type gestion des affaires) Ventilation automatique selon paramétrage des écritures comptables à partir des documents de vente ou d’achat Saisie comptable avec affectation analytique Editions comptables par codes analytiques

PREVISIONS ET SIMULATIONS
Toutes les analyses de rentabilité sont basées sur la description des composantes de l’entreprise en terme d’éléments contribuant à l’activité et d’éléments de coût de fonctionnement. Le prévisionnel d’activité (business-plan) recense toutes ces informations et les ventile journalièrement, afin de permettre de se positionner en temps réel. Comme tous les traitements techniques, l’établissement du prévisionnel sera réalisé par votre conseil en gestion, afin de garantir sa fiabilité et la pertinence des informations fournies.
Principales fonctions du prévisionnel Gestion du personnel et détermination des heures vendables Gestion des immobilisations et calcul des dotations aux amortissements Gestion des emprunts et calcul des intérêts et des amortissements en capital Prise en compte des intérimaires (heures vendables) et de la sous-traitance pour approcher le chiffre d’affaires potentiel Prise en compte des objectifs de marge par familles d’article Ventilation mensuelle des prévisions pour chaque poste (recettes / dépenses)
	Votre conseil en gestion dispose d’outils complémentaires : Rédaction d’un business-plan complet (pour recherche de financement,…) Outils de simulation (investissement, embauche, financement, hypothèses d’évolutions,…)
Principales fonctions de simulation Simulation de remises, d’évolution de productivité sur les documents de gestion Prise en compte des achats théoriques ou des achats réels sur le tableau de bord de gestion Recalcul du prévisionnel et mise en perspective immédiate des simulations Prise en compte des simulations dans les prévisions de trésorerie Votre conseil en gestion dispose d’outils complémentaires : Simulation d’investissement, d’embauche, de financement Hypothèses d’évolutions de l’entreprise avec impacts combinés Business-plan, tableau de financement

ANALYSE ET PILOTAGE DE L’ENTREPRISE
La notion de pilotage doit permettre de répondre à 3 questions fondamentales que je pose le dirigeant d’entreprise : Où est-ce que j’en suis ? Où est-ce que m’emmène mon activité ? Est-ce que cela correspond à là où je veux aller ?
Principales fonctions d’analyse Analyse de la rentabilité de tous les documents de gestion (devis, suivi, factures clients) en coûts complets et en résultat net Outils de simulation des impacts d’une négociation commerciale Prise en compte dans les analyses de l’activité au jour le jour et intégration des écarts relevés Actualisation des analyses de rentabilité (date devis, date démarrage, en-cours, fin des travaux) Décomposition des coûts entre marchandises et main d’oeuvre (montants, taux de marge, heures productives) Suivi statistique de tous les documents de gestion et contrôles de cohérence des marges
	Principales fonctions de pilotage Création et modification du prévisionnel de gestion avec outils de simulation (marges et de tarif horaire) Tableau de bord de gestion (calcul en instantané à la date choisie) Informations sur le réalisé, le prévu à date, le prévu à fin de période et le comparatif avec l’année précédente Calcul du résultat à partir de l’activité générée Contrôle budgétaire des produits et charges (si la comptabilité est utilisée) Suivi au jour le jour ou mensuel des indicateurs de gestion, et en détail de postes budgétaires Détermination du résultat au jour le jour, du résultat potentiel à la fin de la période Détermination du cash-flow généré (trésorerie dégagée par l’activité) Tableau de bord de trésorerie instantané intégrant 3 niveaux de visibilité (trésorerie prévisionnelle, trésorerie prévisionnelle corrigée, trésorerie réelle) Tableau de bord personnalisé et paramétrable (tuiles intégrables et paramétrable)
Fonctions accessibles à votre conseil en gestion Suivi de gestion : diagnostic, vérification des indicateurs de gestion Modification des prévisions de gestion et de trésorerie Tableau de suivi mensuel des réalisations détaillé (comparatif prévu / réel) Outils de simulations (embauches, investissements, financements, modification de la structure de l’entreprise) Etablissement de business plans

SUIVI DES AFFAIRES
Dès lors que l’activité de votre entreprise repose sur la notion de temps passé, il est utile de suivre le temps consacré par vos collaborateurs aux différentes affaires, afin de vérifier leur rentabilité réelle. Il est important également de suivre ses démarches commerciales et avoir la maîtrise du cycle de vie d’une affaire à partir de son devis.
Principales fonctions du suivi des affaires Détermination pour tous les documents de vente du nombre d’heures vendues sur les prestations proposées Calcul du coût de revient des heures vendues Actualisation du coût de revient (Prise en compte de l’évolution des coûts dans le temps) Saisie des heures passées par les collaborateurs par affaire ou globalement Calcul de la productivité des heures Prise en compte des heures passées dans le calcul de rentabilité des documents de vente (en cours d’affaire et en clôture d’affaire) Vérification des coûts d’achat réels des marchandises à tout moment par rapport aux documents de vente (idem pour la sous-traitance ou les locations de matériel) Actualisation du calcul de rentabilité d’une affaire à tout moment Simulations possibles à tout moment
	Suivi des devis et relances commerciales Analyse du pipe commercial en volume et en valeur Constitution et valorisation du carnet de commandes automatique Gestion des motifs de traitement des devis et statistiques liées Gestion des avenants clients Gestion du carnet de commandes Facturation à l’avancement et intégration automatique des documents gérés (devis et avenants signés) Traçabilité et contrôle des enchaînements des documents d’une affaire Gestion des retenues de garanties et des échéances liées Recherche multicritère dans tous les devis Statistiques des traitements d’avant-vente Statistiques croisées dynamiques

PLANNING D'ACTIVITE
Si vous avez à planifier l'activité de votre entreprise, ce module permet de projeter, suivre et vivre le quotidien de vos affaires, chantiers ou projets. Le planning propose de positionner des rendez-vous dans un agenda, correspondant à des phases de vos projets, mais également tout autre événement de la vie de votre entreprise. Vous y croisez : vos projets, vos affaires vos collaborateurs et personnel extérieur vos équipements, matériels, ressources autres vos sous-traitants et autres intervenants
Principales fonctions du planning d'activité Gestion des affaires à planifier permettant d'apprécier le carnet de commandes Evolution du statut "non planifié" ou "planifié" Suivi des heures planifiées par affaire Filtrage par affaire (devis accepté ou commande client) sur une plage de dates
	Suivi des heures planifiées sur chaque affaire Gestion des heures prévues, confirmées Création de types de rendez-vous et de tâches selon vos besoins Prise en compte de rendez-vous affectés à des affaires ou non affectées Gestion des matériels et de leur disponibilité Contrôle des heures disponibles sur la période affichée (en fonction des collaborateurs présents et disponibles) Contrôle des heures planifiées paramétrables (heures de présences ou heures productives)
Gestion des collaborateurs, des intérimaires, des intervenants Gestion des équipes Contrôle des disponibiltés lors de la planification

GESTION DES CONTRATS et INTERVENTIONS
La gestion des contrats est un module optionnel de Gestion-360, qui prend en charge la gestion administrative et technique des entreprises qui gèrent des contrats clients : contrats d'entretien ou de maintenance contrats d'abonnements à des services contrats de location
Principales fonctions de la gestion des contrats Création de propositions de contrats et suivi jusqu'à acceptation ou refus Gestion de modèles de contrats types Prise en compte des caractéristiques : durée, périodicité, interventions, type de facturation, revalorisation Détail des opérations à réaliser lors des interventions Alertes sur opérations à réaliser (techniques et administratives) Facturation assistée Gestion des renouvellements de contrats
	Gestion d'équipes d'intervention et de tournées par semaines Génération et impression des fiches d'interventions Retours d'interventions et facturations complémentaires Gestion des réinterventions

CRM avant vente
Le CRM vous permet de piloter votre action commerciale avant vente, dans le but d'alimenter le pipe commercial harmonieusement.
Principales fonctions de la CRM Création et gestion d'opportunités commerciales Création de prospects Suivi et analyse des phases des opportunités dans le pipe commercial Prévisions de ventes potentielles Analyse des opportunités par types de prospects, segments de clientèle, motifs de perte, cycle de vie des opportunités, tailles moyennes
	Gestion d'actions commerciales et administratives attachées Planification des tâches Rappels de tâches à réaliser ou en retard Synchronisation des tâches avec un agenda externe (via Google) Liaison avec la gestion commerciale (génération des devis)

FONCTIONS SPECIFIQUES
Votre activité est très spécifique et nécessite des fonctionnalités sortant des sentiers battus. Des modules complémentaires ont été développés pour répondre à ces besoins, et sont à votre disposition.
Liste des modules complémentaires - fournis de base Gestion des entreprises de services à la personne Gestion de l’éco-participation (DEEE) Gestion des numéros de série / lots de fabrication Gestion des garanties et dates de péremption Liste des modules complémentaires - en option Gestion de taxes spécifiques sur les documents de vente Rajout de 2 colonnes supplémentaires dans les documents de gestion Impression d’étiquettes articles à la suite du traitement des documents de vente ou d’achat